Datenschutzerklärung Art 28 DSGVO

GEGENSTAND DER ERKLÄRUNG
1. Gegenstand dieses Auftrages ist die Durchführung folgender Aufgaben
Erbringung von Dienstleistung der elektronischen Datenverarbeitung (IT). Zusendung von Informationen per Post oder Email. Support, Wartung und Unterstützung für die vorhandene Software und die erforderlichen Tools.

2. Art der Daten
• Personenstammdaten
• Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail)
• Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, Produkt- bzw. Vertragsinteresse)
• Kundenhistorie
• Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten
• Auskunftsangaben (von Dritten, z.B. Auskunfteien, oder aus öffentlichen Verzeichnissen)
• Allgemeine Kundendaten, die für die Erfüllung der vertraglichen Rechte und Pflichten an den Auftragnehmer übermittelt werden (u. a. Supportanfragen oder Lizenz-Informationen)

3. Kategorien betroffener Personen
• Kunden des Auftraggebers
• Interessenten des Auftraggebers
• Ansprechpartner des Auftraggebers
• Mitarbeiter des Auftraggebers
• Lieferanten

4. Folgende Datenkategorien werden verarbeitet:
• Kundendaten im Rahmen von Wartung, Kundendaten im Rahmen von Datensicherungen, Installation, Parameter von IT-Systemen, Einsicht in Benutzersitzungen (Fernwartung)

5. Folgende Kategorien betroffener Personen unterliegen der Verarbeitung
• Kunden, Lieferanten, Ansprechpartner, Mitarbeiter

DAUER DER ERKLÄRUNG
Die Erklärung ist auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann von beiden Parteien mit einer Frist von einem Monat zum Jahresende (31.12.) gekündigt werden. Die Möglichkeit zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

PFLICHTEN DES AUFTRAGNEHMERS u. AUFTRAGGEBERS
• Der Auftragnehmer verpflichtet sich, Daten und Verarbeitungsergebnis ausschließlich im Rahmen der schriftlichen Aufträge des Auftraggebers zu verarbeiten. Erhält der Auftragnehmer einen behördlichen Auftrag, Daten des Auftraggebers herauszugeben, so hat er – sofern gesetzlich zulässig – den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren und die Behörde an diesen zu verweisen. Desgleichen bedarf eine Verarbeitung der Daten für eigene Zwecke des Auftragnehmers eines schriftlichen Auftrages.
• Der Auftragnehmer erklärt rechtsverbindlich, dass er alle mit der Datenverarbeitung beauftragten Personen vor Aufnahme der Tätigkeit zur Vertraulichkeit verpflichtet hat oder diese einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitsverpflichtung unterliegen. Insbesondere bleibt die Verschwiegenheitsverpflichtung der mit der Datenverarbeitung beauftragten Person auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit und Ausscheiden beim Auftragnehmer aufrecht.
• Der Auftragnehmer erklärt rechtsverbindlich, dass er alle erforderlichen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung nach Art 32 DSGVO ergriffen hat (Einzelheiten sind der Anlage. /1 zu entnehmen).
• Der Auftragnehmer ergreift die technischen und organisatorischen Maßnahmen, damit der Auftraggeber die Rechte der betroffenen Person nach Kapitel III der DSGVO (Information, Auskunft, Berichtigung und Löschung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch, sowie automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall) innerhalb der gesetzlichen Fristen jederzeit erfüllen kann und überlässt dem Auftraggeber alle dafür notwendigen Informationen. Wird ein entsprechender Antrag an den Auftragnehmer gerichtet und lässt dieser erkennen, dass der Antragsteller ihn irrtümlich für den Auftraggeber der von ihm betriebenen Datenanwendung hält, hat der Auftragnehmer den Antrag unverzüglich an den Auftraggeber weiterzuleiten und dies dem Antragsteller mitzuteilen.
• Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Art 32 bis 36 DSGVO genannten Pflichten (Datensicherheitsmaßnahmen, Meldungen von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten an die Aufsichtsbehörde, Benachrichtigung der von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten betroffenen Person, Datenschutz-Folgeabschätzung, vorherige Konsultation).
• Der Auftragnehmer wird darauf hingewiesen, dass er für die vorliegende Auftragsverarbeitung ein Verarbeitungsverzeichnis nach Art 30 DSGVO zu errichten hat.
• Dem Auftraggeber wird hinsichtlich der Verarbeitung der von ihm überlassenen Daten das Recht jederzeitiger Einsichtnahme und Kontrolle, sei es auch durch ihn beauftragte Dritte, der Datenverarbeitungseinrichtungen eingeräumt. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber jene Informationen zur
Verfügung zu stellen, die zur Kontrolle der Einhaltung der in dieser Vereinbarung genannten Verpflichtungen notwendig sind.
• Der Auftragnehmer ist nach Beendigung dieser Vereinbarung verpflichtet, alle Verarbeitungsergebnisse und Unterlagen, die Daten enthalten, dem Auftraggeber in dessen Auftrag zu vernichten. Wenn der Auftragnehmer die Daten in einem speziellen technischen Format verarbeitet, ist er verpflichtet, die Daten nach Beendigung dieser Vereinbarung entweder in diesem Format oder nach Wunsch des Auftraggebers in dem Format, in dem er die Daten vom Auftraggeber erhalten hat oder in einem anderen, gängigen Format herauszugeben.
• Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, falls er der Ansicht ist, eine Weisung des Auftraggebers verstößt gegen Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten.
• Der Auftraggeber verpflichtet sich zur Einhaltung der DSGVO in allen Bereichen seines Betriebes inkl. notwendiger Schulungen aller Mitarbeiter. Änderungen im System, Arbeitsablauf usw. die den Auftragnehmer und die DSGVO betreffen sind unverzüglich weiterzuleiten.

6. Ort der Durchführung der Datenverarbeitung
Alle Datenverarbeitungstätigkeiten werden ausschließlich innerhalb der EU bzw. der EWR durchgeführt.

7. Unterauftragsverhältnisse
• Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post und Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers, auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.
• Der Auftragnehmer darf Unterauftragnehmer (weitere Auftragsverarbeiter) nur nach vorheriger ausdrücklicher schriftlicher bzw. dokumentierter Zustimmung des Auftraggebers beauftragen (z.B. durch unterfertigte Auftragserteilung).

8. LÖSCHUNG UND RÜCKGABE VON PERSONENBEZOGENEN DATEN
• Kopien oder Duplikate der Daten werden nicht ohne Wissen des Auftraggebers erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.
• Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten- oder früher – nach Aufforderung durch den Auftraggeber – aber spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinem Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse, sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen, oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial.
• Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

9. Allgemeines
Für Nebenabreden ist die Schriftform oder ein dokumentiertes elektronisches Format erforderlich. Sollten einzelne Teile dieser Vereinbarung unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der Vereinbarung im Übrigen nicht.